PIT 4R - jak wypełnić, do kiedy? (2024)

Deklaracja roczna PIT-4R ma dostarczyć urzędowi skarbowemu informacje o zaliczkach pobranych i odprowadzonych na rzecz fiskusa przez płatnika (pracodawcę) na podatek dochodowy od osób fizycznych. W deklaracji co do zasady wskazuje się informacje o faktycznie przekazanych za dany rok podatkowy kwotach zaliczek, a nie informacje o zaliczkach należnych, które winny być przekazane, a z różnych powodów nie zostało to zrobione.

Kto ma obowiązek złożyć deklarację PIT 4R

Pracodawcy (zakłady pracy) którzy wypłacają swoim pracownikom wynagrodzenia z tytułu przychodów ze stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy.
Najlepszy sposób na wystawianie PIT-ów.
Dzięki programowi e-pity Płatnika w prosty i łatwy sposób wystawisz deklaracje PIT-11, PIT-8C, PIT-4R, PIT-8AR , PIT-R oraz IFT-1/IFT-1R.
Prócz wskazanych wyżej pracodawców deklarację jako płatnicy złożyć muszą rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie, które zajmują się produkcją rolną i pobierają w ciągu roku zaliczki na podatek od dokonywanych na rzecz członków spółdzielni lub ich domowników wypłat z tytułu dniówek obrachunkowych, udziału w dochodzie podzielnym spółdzielni oraz wypłaconych zasiłków z ubezpieczenia społecznego.
Zobowiązane są również Organy rentowe które pobierają zaliczki miesięczne od wypłacanych przez siebie emerytur i rent, świadczeń przedemerytalnych i zasiłków przedemerytalnych, nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych, zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, rent strukturalnych oraz rent socjalnych.
PIT 4R mają obowiązek składać także płatnicy zobowiązani do poboru miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy tacy jak:

osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy - w związku z wypłacanymi przez nie emerytur i rent,
uczelnie, federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki, instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze, międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw działające na terytorium RP, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne – w związku z wypłacanymi stypendiami
organy zatrudnienia - od świadczeń wypłacanych z Funduszu Pracy,
wojewódzkie urzędy pracy – od świadczeń wypłacanych z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
areszty śledcze oraz zakłady karne - od należności za pracę przypadającej tymczasowo aresztowanym oraz skazanym;
spółdzielnie - w związku z oprocentowaniem wkładów pieniężnych członków spółdzielni, zaliczonego w ciężar kosztów spółdzielni;
oddziały Agencji Mienia Wojskowego – od wypłacanych żołnierzom świadczeń pieniężnych wynikających z przepisów o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych RP;
centrum integracji społecznej - od wypłacanych świadczeń integracyjnych i motywacyjnej premii integracyjnej;
podmiot przyjmujący na praktykę absolwencką - od świadczeń pieniężnych wypłacanych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich.

Termin i miejsce złożenia deklaracji PIT 4-R

Deklaracja PIT 4R powinna zostać złożone przez płatnika:

do 31 stycznia 2022 r. za rok podatkowy 2021 r.
do dnia zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej w przypadku jej zakończenia
do dnia ustania obowiązku poboru zaliczek, w przypadku płatnika który zaprzestał poboru zaliczek.

Deklarację płatnik ma obowiązek złożyć w Urzędzie skarbowym właściwym dla swojego miejsca zamieszkania w przypadku płatników osób fizycznych oraz w przypadku innych podmiotów według miejsca siedziby bądź prowadzenia działalności.

Deklaracje tej płatnik nie przekazuje swoim pracownikom.

Formularz i wysyłka PIT-4R tylko w formie elektronicznej

Przy rozliczeniu roku 2021 r. aktualna będzie wersja 8 formularza PIT-4R(8) ( oznaczenie w prawym dolnym roku), którą stosuje się dla przychodów, dochodów/strat uzyskanych/poniesionych od dnia 1 stycznia 2021 r.

Deklaracja	Pobierz	Opis deklaracji
PIT-4R		Deklaracja roczna o zaliczkach na podatek dochodowy - druk dostępny niebawem

Od roku 2021 r. deklarację PIT-4R można złożyć jedynie formie elektronicznej.

Jak wypełnić pola i pozycje

W części A formularza wskazuje się właściwy urząd skarbowy a także cel złożenia zeznania ( informacja czy korekta informacji)

W części B uzupełniane są dane płatnika - którego identyfikuje się po nazwie i numerze REGON w przypadku podmiotów innych niż osoby fizyczne, bądź też przy pomocy nazwiska, imienia i daty urodzenia u osób fizycznych.

W części C zawiera się wykaz należnych zaliczek na podatek dochodowy za poszczególne miesiące.

W tabeli C. wierszu 1 w pozycjach 9-32 uzupełnia się dane dotyczące podatników i ich:

przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej,
wypłat przez komornika sądowego lub podmiot niebędący następcą prawnym zakładu pracy, przejmujący zobowiązania wynikające ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy.

Określając liczbę podatników za których odprowadzało się zaliczki należy mieć na uwadze i:

nie uwzględnić podatników, którzy w danym miesiącu nie otrzymali wynagrodzenia ( urlop bezpłatny) bądź uzyskali tylko przychody zwolnione od podatku;
uwzględnić byłego pracownika, któremu po ustaniu pracy wypłacone np. premię bądź inne świadczenie od którego należało pobrać zaliczki;
nie uwzględniać zaliczki obliczonej od przychodów, a która wyniosła "0";
nie uwzględniać zaliczek, w przypadku których płatnik zwolniony został przez organ podatkowy z obowiązku ich poboru ( gdy pobranie zagraża ważnym interesom podatnika, gdy uprawdopodobni się, że pobrany podatek byłby niewspółmiernie wysoki);
zaliczki w poszczególnych miesiącach pomniejszać o wartości pobranych składek na ubezpieczenie zdrowotne, które mogą zostać odliczone od podatku ( max. 7,75 % podstawy ustalenia).

W tabeli C wierszu 2 w pozycjach 33-44 wykazuje się zaliczki należne na podatek dochodowy w poszczególnych miesiącach roku obliczone przez wszystkie pozostałe podmioty zobowiązane do składania deklaracji inne niż pracodawcy którzy wypłacają swoim pracownikom wynagrodzenia z tytułu przychodów ze stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy.

W wierszu 3 w pozycjach 45-56 sumuje się należne zaliczki za poszczególne miesiące roku podatkowego podane w 2 poprzednich wierszach.

Wiersz 4 w pozycjach 57-68 pozwala na uzupełnienie danych o zaliczkach co do których pobór został ograniczony ( art. 32 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym). W takim wypadku świadczenia w naturze, świadczenia ponoszone za podatnika lub inne nieodpłatne świadczenia przysługują podatnikowi za okres dłuższy niż miesiąc, przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące przyjmuje się ich wartość w wysokości przypadającej na jeden miesiąc. Pracodawca, na wniosek podatnika, ogranicza pobór zaliczki za dany miesiąc, w przypadku gdy niemożliwe jest określenie części tych świadczeń przypadających na jeden miesiąc, a doliczenie całej kwoty w miesiącu ich uzyskania wiązałoby się z powstaniem niewspółmiernej zaliczki w stosunku do wypłaty pieniężnej.

Ograniczenie poboru dotyczy w zasadzie wyłącznie płatników wypłacających dochody z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

W tabeli C wierszu 5 w pozycjach 69-80 informuje się o zaliczkach przenoszonych na kolejne miesiące w związku z ograniczeniem poboru zaliczek o którym mowa powyżej w wierszu 4.

W aktualnej wersji formularza w tabeli C wierszu 6 ( pozycje 81-92) nastąpiły istotne zmiany.

W poszczególnych miesięcznych polach wskazuje się pobrany podatek, przekazany na PFRON oraz zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych albo zakładowy fundusz aktywności. Pola te mają obowiązek uzupełnić:

1) zakłady pracy chronionej oraz

2) zakłady aktywności zawodowej

3) zakłady pracy, które utraciły status zakładu pracy chronione a zatrudniający osoby niepełnosprawne

będący płatnikami kwoty pobranych zaliczek na podatek od przychodów z tytułów stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy oraz od zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, wypłacanych przez tych płatników.

Pozycje 93-104 w wierszu 7 tabeli C informuje się o zaliczkach wypłacanych przez płatników z tytułu działalności wykonywanej osobiście, wynikających z m.in:

przychodów z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, oraz dziennikarstwa, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych;
przychodów otrzymywanych przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich;
przychodów osób, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator, na podstawie właściwych przepisów, zlecił wykonanie określonych czynności, a zwłaszcza przychody biegłych;
przychodów otrzymywanych przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych;
przychodów uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychodów z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej.

W pozycjach tych wskazuje się również zaliczki pobierane przez płatników w związku z przychodami otrzymywanymi z tytułu przenoszenia autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych.

W pozycjach 105-116 ( wiersz C.8) wskazuje się zaliczki z tytułu zawieranych przed 26 października 2007 r. i nadal wykonywanych umów aktywizacyjnych. Umniejsza się je o składki na ubezpieczenie zdrowotne.

W wierszu C.9 pozycje 117 -128 wypełnia się kwotami podatku jaki należny jest do wpłaty na rzecz organu podatkowego. Sumowane są wszystkie należne zaliczki, które należało wpłacić na rzecz US w poszczególnych okresach. Od tak ustalonej sumy odejmowane są kwoty zaliczek których pobór został ograniczony (patrz wyżej) oraz kwoty obniżające należności w tych okresach zaliczki lub podatek przekazywane na PFRON lub zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych lub zakładowy fundusz aktywności.(patrz wyżej)

W wierszu 10 tabeli C w pozycjach 129 do 140 wskazuje się wysokości wynagrodzenia przewidzianego przez przepisy Ordynacji podatkowej (art. 28), które przysługuje płatnikom/inkasentom z tytułu terminowego wpłacania podatków pobieranych na rzecz budżetu państwa. Wynagrodzenie wynosi 0,3 % kwoty pobranych podatków.

Wiersz 11 ( pozycje 141 do 152 tabeli C) uzupełnia się poprzez wpisanie należnych kwot do wpłat za poszczególne miesiące roku podatkowego (odejmując od kwot za poszczególne miesiące z wiersza 9 kwoty z wiersza 10).

Należy pamiętać o tym, że we wszystkich powyższych pozycjach formularza kwoty zaliczek w przypadku każdego z zatrudnianych powinny zostać zaokrąglane do pełnych złotych przy czym kwoty w groszach do 50 pomija się, a kwoty przekraczające 50 groszy (50 gr i więcej) zaokrągla się w górę do pełnych złotych.

W części D przewidzianej jest miejsce na dodatkowe wyjaśnienia dotyczące wpłat. Podmiot składający deklaracje może wyjaśnić np. pomyłki w naliczaniu zaliczek na podatek w trakcie roku, błędy w płatach i inne różnice które mogą pojawić się między podatkiem pobranym a podatkiem wpłaconym w danym miesiącu.

Część E zawiera miejsce na złożenie przez płatnika lub osoby wyznaczonej do obliczenia i pobrania podatku/ pełnomocnika płatnika podpisu.

Aby deklaracja była traktowana jako złożona, musi zostać podpisana.

Płatnik PITPIT-11Rozliczenie roczne

Dodaj komentarz